Główne zadania asystentki

Asystentka już dawno przestała być kojarzona z osobą, której głównymi obowiązkami jest przygotowywanie kawy i pełnienie funkcji reprezentacyjnych. Dziś asystentka to poważne stanowisko w firmie, na którym spoczywa ogromna odpowiedzialność. Sprawdzamy, jaki jest zakres obowiązków asystentki i od czego zależy.
To, jaki zakres obowiązków asystentka będzie miała wpisany w umowę, zależy głównie od profilu działalności firmy, skali tej działalności, a także osób, dla których asystentka wykonuje poszczególne zadania. Najbardziej ogólnym zadaniem, jakie jest stawiane przed asystentkami, jest szeroko pojęta pomoc w pracy i organizacji pracy. Zadbanie o sprawne funkcjonowanie biura, swobodny i właściwy przepływ informacji, a także płynne przekazywanie dokumentów to podstawowe obowiązki asystentki. Nie jest tajemnicą, że od ich właściwego wykonania zależy to, czy dany dział w firmie funkcjonuje sprawnie i bez tak zwanych wąskich gardeł, które znacznie utrudniają pracę. Zakres obowiązków asystentki jest jednak znacznie szerszy, przykładowo obowiązki asystentki zarządu skupiają się także na organizowaniu życia zawodowego członków zarządu, organizacji rad, spotkań czy prowadzenia ich terminarza. Ważne jest również zarządzanie skrzynką mailową, czyli wstępna selekcja wiadomości i przekazywanie ich dalej do odpowiednich osób. Takie działanie znacznie przyspiesza pracę, co w sytuacji członków zarządu zwykle jest bardzo istotne. Dodatkowo asystentka umawia spotkania z partnerami biznesowymi czy kontrahentami. Kontaktuje się z nimi i załatwia tego rodzaju sprawy, które jest w stanie rozwiązać we własnym zakresie.

Obowiązki adekwatne do umiejętności

Asystentkom w każdej firmie stawiane są nieco inne wymagania. Od nich też zależy, co robi asystentka. W rzeczywistości bowiem pewne zadania asystentki nie wymagają posiadania specjalistycznej wiedzy czy umiejętności, inne zaś muszą mieć solidną podstawę. W artykułach dostępnych w Internecie możemy przeczytać, że asystentka może zajmować się również pracą z różnego typu danymi, którą rozpoczyna się przede wszystkim ich zebraniem, analizą, selekcjonowaniem, raportowaniem czy scalaniem. Wbrew pozorom wymaga to niemałych umiejętności, chociażby pracy na programach komputerowych. Dodatkowo asystentce mogą zostać powierzone zadania z zakresu przygotowywania prezentacji czy tworzenia pism bądź treści mailowych. W zależności od innych umiejętności, zadania asystentki mogą skupiać się również na szeroko pojętej obsłudze klienta, w tym obcojęzycznego. Oczywiście asystentka nie pełni tutaj roli handlowca, jednak może kontaktować się z klientem na przykład w celu umówienia spotkania czy przesłania propozycji współpracy. Jeżeli asystentka zna języki obce, z powodzeniem może zająć się tłumaczeniami tekstów maili czy umów. Należy pamiętać, że zakres obowiązków asystentki zawsze dostosowany jest do jej wiedzy i umiejętności, a także zapotrzebowania przełożonych bądź działu, dla którego pracuje asystentka.